KI im Unternehmen

KI im Buchhaltung & Finanzen

Rechnungserfassung, Kontierung, Freigaben, Zahlungsabgleich und Mahnwesen: Der Kreditorenprozess ist einer der bestvermessenen Prozesse überhaupt — 27 Minuten pro Papierrechnung sinken auf 3–5 Minuten Review.

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kostet die manuelle Verarbeitung einer Papierrechnung im Schnitt (BMI-Studie) — mit KI-Extraktion und Auto-Kontierung bleiben 3–5 Minuten Review (Billentis: 15–40 € pro manueller Rechnung)
Quelle: DocuWare / Billentis-Benchmark
Interaktive Datenfluss-Karte

So fließt eine Rechnung durchs System

Jede Station ist klickbar. Der Durchlauf zeigt eine echte Eingangsrechnung vom automatischen Abruf bis zum GoBD-Archiv — der Mensch taucht nur noch bei der Freigabe auf.

Beispiel-Durchlauf: Eingangsrechnung PDF über 1.190,00 €
EingangKI-StationSystem/DatenMenschErgebnis

Klicken Sie eine Station an — oder starten Sie den Durchlauf, um das Beispiel live durch die Pipeline zu schicken.

Prozess-Visualisierung

Eine Eingangsrechnung, von Eingang bis Archiv

So verändert KI den Ablauf pro Rechnung — Schritt für Schritt, mit realistischen Zeitwerten aus der Praxis.

Manuell (heute)Mit KI-Unterstützung
1
Empfangen, öffnen, ablegen vollautomatisch
3 min
0 min
Automatischer Abruf aus Portalen und Mail-Postfächern (GetMyInvoices-Muster) — kein Belege-Zusammensuchen mehr.
2
Kopfdaten & Positionen erfassen
7 min
2 min
KI extrahiert Lieferant, Beträge, MwSt. und Positionen auch aus unstrukturierten Layouts; Mensch prüft nur Markierungen.
3
Kontierung (Konto, Kostenstelle, Steuer)
3 min
1 min
Buchungsvorschlag aus der Historie (DATEV: >7,5 Mio. Vorschläge/Monat), gekennzeichnet als sicher/unsicher — bestätigen statt suchen.
4
Freigabe einholen
8 min
1 min
Automatisches Routing an den richtigen Freigeber inkl. Erinnerungen — statt Mail-Pingpong über Tage.
5
Zahlung anweisen & abgleichen
4 min
1 min
Zahllauf-Vorschlag plus KI-Bankabgleich: Zahlungseingänge und -ausgänge werden automatisch offenen Posten zugeordnet.
6
GoBD-konform archivieren vollautomatisch
2 min
0 min
Läuft vollautomatisch im Hintergrund mit — revisionssicher und durchsuchbar.
Heute pro Rechnung
27 min
Mit KI pro Rechnung
5 min
Zeitersparnis
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Beispielkalkulation

Was heißt das in Euro?

Bewegen Sie die Regler auf Ihre Zahlen — die Rechnung passt sich live an. Basis sind die Prozesszeiten aus der Visualisierung oben.

Eingangsrechnungen pro Monat300
Vollkosten-Stundensatz48 €/h
Prozesskosten heute / Jahr77.760 €
Mit KI / Jahr (inkl. Tool- & API-Kosten)19.200 €
Basis: 27 → 5 min pro Rechnung (BMI-Benchmark: 27 min/Papierrechnung; Billentis: 15–40 € manuell, 60–80 % Einsparpotenzial). Toolkosten: Candis/DATEV-Services typ. 100–500 €/Monat. Konservativ: Erkennungsquoten wachsen über 3–6 Monate — im ersten Monat mit 50–60 % Vorschlagsübernahme rechnen.
Ersparnis pro Jahr
58.560 €
4.880 € pro Monat
Freigespielte Zeit
110 h
pro Monat
Amortisation
0,8 Mon.
bei 2.000 €6.000 € Setup
Darin enthalten (pro Jahr): 14.400 € Restaufwand Team, 1.800 € variable KI-Kosten und 3.000 € Tool-Lizenzen — konservativ gerechnet.
Belegte Praxisfälle

Wer macht das schon — und was kam dabei raus?

Keine Marketing-Folien: Jeder Fall stammt von einer echten Firma, mit Jahr, Zahlen und verlinkten Quellen. Fälle mit mindestens zwei unabhängigen Quellen tragen das Badge „kreuzreferenziert“.

DATEV2025 kreuzreferenziert

7,5 Mio. KI-Buchungsvorschläge pro Monat

Der De-facto-Standard im deutschen Steuerberater-Ökosystem: DATEVs Automatisierungsservice analysiert Rechnungen, gleicht sie mit der Buchungshistorie ab und liefert Kontierungsvorschläge — im Einsatz für über 100.000 Buchführungen.

7,5 Mio./Monat
Buchungsvorschläge
100.000+
Buchführungen
DATEV KI (eigenes ML)
Candis (Berlin)2025

End-to-End-Kreditorenworkflow bis zum DATEV-Export

Candis automatisiert den kompletten Rechnungsweg für KMU: KI-Extraktion (laut Anbieter bis zu 75 % genauer als klassische OCR), automatisches Freigabe-Routing, Fristen-Tracking und vorbereitete Buchung — direkt in den DATEV-Export.

bis +75 %
vs. klassische OCR
Eingang → Export
Workflow
Candis KI (LLM + eigenes ML)
GetMyInvoices (fino group)2025

Belege sammeln sich selbst

GetMyInvoices ruft Rechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen (AWS, Google, Amazon, Telekom …), Mail-Postfächern und per Scan-App ab und exportiert an Steuerberater oder DMS. Herstellerangabe ~20 h/Monat Ersparnis; unabhängige Reviews nennen konservativer 4–10 h.

10.000+
Angebundene Portale
4–20 h/Monat
Zeitersparnis
OCR + eigenes ML
collectAI (Otto Group)2024 kreuzreferenziert

KI-Mahnwesen: Forderungen schneller im Haus

collectAI (Otto-Tochter) steuert Mahnstrecken pro Schuldner individuell — Kanal, Tonalität, Timing, Bezahllink. Branchentypische Effekte KI-gestützter Mahnstrecken: 20–40 % kürzere Außenstandsdauer (DSO), 25–50 % weniger Forderungsausfälle.

20–40 %
DSO-Reduktion
40 Mio. €+
Verarbeitete Forderungen
Eigenes ML (Kanal-/Timing-Optimierung)
HighRadius / Unilever2024

Cash Application: bis 98 % automatischer Zahlungsabgleich

HighRadius (Kunden u. a. Unilever) ordnet Zahlungseingänge automatisch offenen Posten zu — auch bei Sammelüberweisungen und fehlendem Verwendungszweck. Dokumentierte Implementierungen erreichen bis zu 98 % Automatisierungsquote (Vendor-Angabe).

bis 98 %
Auto-Zuordnung
+75 %
Produktivität
HighRadius ML (Agentic AI)
Technologie

Welche Modelle wir dafür einsetzen

Claude SonnetAnthropic

Extraktion aus unstrukturierten Rechnungen und Verträgen, Plausibilitätsprüfung und Rückfrage-Formulierung.

GPT-4o (Vision)OpenAI

Beleg-Scans und Spesen-Fotos: Betrag, Datum, Händler, MwSt. direkt aus dem Bild.

DATEV KIDATEV (DE)

Kontierungsvorschläge aus der Buchungshistorie — DSGVO-konform in der DATEV-Cloud, lernt pro Mandant.

Wo steckt dieses Potenzial bei Ihnen?

Wir schauen gemeinsam auf Ihre Prozesse im Buchhaltung & Finanzen und rechnen die Kalkulation mit Ihren echten Zahlen — unverbindlich, in 30 Minuten.